1. Kho lưu trữ tài liệu là gì?
Với sự phát triển vượt bật của công nghệ số hóa, hiện nay có rất nhiều loại kho lưu trữ hồ sơ khác nhau. Nổi bật nhất chính là kho lưu trữ truyền thống và kho điện tử. Đây là 2 hình thức lưu trữ tài liệu điển hình mà các Doanh nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, chuyển đổi số đã tác động nhiều Doanh nghiệp dần chuyển đổi sang kho trên nền tảng điện tử đám mây.
1.1 Kho lưu trữ là gì?
“Kho lưu trữ tài liệu hồ sơ là một khu vực tích trữ các văn bản lịch sử hoặc để chỉ vị trí của nơi lưu trữ chúng. Kho lưu trữ chứa các văn bản nguồn sơ cấp tích trữ qua thời gian của một cá nhân hay tổ chức, và được giữ gìn đẻ cho thấy hoạt động của cá nhân hay tổ chức đó.”
1.2 Kho lưu trữ tài liệu điện tử là gì?
Kho lưu trữ tài liệu điện tử là một hệ thống bao gồm tất cả các thông tin, dữ liệu dạng điện tử số được thiết lập, vận hành và sử dụng trực tiếp trên các nền tảng kỹ thuật. Những thông tin trong kho điện tử này được lưu trữ trên trung tâm dữ liệu gọi là Data Center.
2. Kho lưu trữ tài liệu cần tuân theo tiêu chuẩn, thiết kế nào?
Dựa vào nhu cầu quản lý tài liệu của mỗi doanh nghiệp là sử dụng kho truyền thống hay kho lưu trữ tài liệu điện tử mà các tiêu chuẩn cũng sẽ khác nhau. Cụ thể,
2.1 Tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu truyền thống
Theo Thông tư 09/2007/TT-BNV về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, quy định kho lưu trữ hồ sơ tài liệu cần tuân thủ các tiêu chuẩn – tiêu chí sau:
- Địa điểm lưu trữ: ở vị trí có nền cao, thoát nước nhanh, địa chất ổn định, vị trí giao thông thuận tiện, tránh tuyệt đối không đặt gần các khu vực ô nhiễm, dễ cháy nổ. Nên đặt ở nơi có đất dự phòng khi muốn mở rộng kho chứa.
- Phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt; Môi trường bảo quản tối ưu với dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%
- Đảm bảo tính bền vững, khả năng bảo quản tốt, an toàn cho tài liệu hồ sơ lưu trữ.
- Kho lưu trữ hồ sơ có thiết kế hợp lý, khoa học và đáp ứng tốt việc lưu trữ các loại hình tài liệu khác nhau.
- Đảm bảo mỹ quan công trình kho lưu trữ
- Không có nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra
- Đảm bảo tránh xa các con vật (chuột, mối, mọt,…)
- Phải có các tủ/kệ/thùng carton để chứa tài liệu
- Có tem phân loại
Đối với các loại tài liệu cực kỳ quan trọng, tài liệu sử dụng thường xuyên, hoặc tài liệu trong năm thì sẽ để lại tại văn phòng. Còn những tài liệu của nhiều năm trước, ít dùng thì gửi chúng vào kho lưu trữ tài liệu của bên cung cấp dịch vụ.
2.2 Tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu điện tử
Khác với kho lưu trữ vật lý truyền thống, kho lưu trữ tài liệu điện tử được hiểu là các phần mềm lưu trữ.
Thường, các doanh nghiệp sẽ mua hoặc thuê phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu từ các bên dịch vụ. Để đảm bảo chọn được hệ thống lưu trữ tốt nhất, doanh nghiệp cần tham khảo một số tiêu chuẩn sau:
- Đảm bảo các tiêu chuẩn liên quan như ISO 15489 (bộ tiêu chuẩn thông tin và tư liệu được dùng nhiều nhất hiện nay); tiêu chuẩn AS ISO 15489 của Australia, tiêu chuẩn BS ISO 15489 của Anh; Tiêu chuẩn DOD 5101.20 của Mỹ; tiêu chuẩn MoReq2 của Châu Âu, …
- Hệ thống có đầy đủ những tính năng tiêu chuẩn cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu như khả năng bảo mật, tìm kiếm theo công nghệ OCR, phân quyền tài liệu, sao lưu thường xuyên, cập nhật phiên bản tài liệu, tính năng chia sẻ, …
- Chọn nhà cung cấp lâu năm, có dịch vụ hỗ trợ (support) chăm sóc, hướng dẫn chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất cho hệ thống kho lưu trữ tài liệu điện tử.
- Ưu tiên và nên chọn nhà cung cấp có đầy đủ các phân hệ liên thông khác cho doanh nghiệp như quản lý công việc, quy trình, quản lý văn bản, hệ thống phê duyệt, …
3. Cách quản lý, lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ tài liệu
4 Bước giúp quản lý, lưu trữ tài liệu trong kho hợp lý và chuyên nghiệp:
- Bước 1: Phân loại và lên danh mục tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ trong kho
- Bước 2: Bố trí các khu vực kho ưu trữ khoa học
- Bước 3: Sắp xếp tài liệu lên giá
- Bước 4: Tạo bảng hướng dẫn cho từng mục tài liệu, hồ sơ
Bước 1: Phân loại và lên danh mục tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ trong kho
Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng trong kho lưu trữ tài liệu sau này, phân loại và lên danh mục tài liệu là điều cần thiết nên làm trước khi đưa toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ.
Một số tiêu chí quan trọng để phân loại như:
- Phân loại theo tên phông lưu trữ
- Phân loại tài liệu theo thời gian lưu trữ
- Phân loại theo loại hình, số lượng tài liệu, hồ sơ
- Phân loại theo khả năng sử dụng: tài liệu thường dùng, tài liệu ít khai thác
Bước 2: Bố trí các khu vực kho lưu trữ tài liệu khoa học
Dựa vào các danh mục tài liệu đã phân loại ở bước 1, tiến hành bố trí, thiết kế vị trí khu vực lưu trữ hợp lý khoa học:
- Đảm bảo khoảng cách giữa các giá để tài liệu thuận tiện cho việc quản lý, sắp xếp và sử dụng sau này
- Dùng các giá di động thay vì giá cố định để đảm bảo tính linh hoạt cho kho tài liệu.
- Chỉ dùng giá cố định cho các loại tài liệu ít dùng đến, đảm bảo vị trí hợp lý, không thay đổi thường xuyên.
- Các vị trí, công cụ lưu trữ cần được sắp xếp khoa học nhất, vừa đảm bảo được vấn đề vận chuyển vừa đảm bảo cho công việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu.
Bước 3: Sắp xếp tài liệu lên giá
Một số nguyên tắc cần áp dụng để đảm bảo việc lưu trữ quản lý tài liệu trong kho chuyên nghiệp và khoa học hơn:
- Tài liệu dùng nhiều: Đặt ở nơi thuận tiện, dễ khai thác, tìm kiếm
- Tài liệu ít dùng: Sắp xếp ở phía cuối, trong cùng nhất của kho.
- Tài liệu đã chỉnh lý cần để riêng vào hộp lưu trữ
- Nên sắp xếp tài liệu từ trái qua phải, ngoài vào trong và trên xuống dưới.
Bước 4: Tạo bảng hướng dẫn cho từng mục tài liệu, hồ sơ
Cuối cùng là tạo các bảng hướng dẫn cho các khu vực tài liệu trong kho lưu trữ tài liệu.
Nội dung của bảng hướng dẫn có thể bao gồm các mục như:
- Vị trí cụ thể của các loại tài liệu
- Chi tiết từng ngăn, danh mục hồ sơ tài liệu đã sắp xếp
- Vị trí các giá tài liệu trong kho lưu trữ.
Ngoài ra, nhân viên lưu trữ cần tạo các “tag” tài liệu gắn trên mỗi kệ để thuận tiện cho việc tìm kiếm, bổ sung, sắp xếp tài liệu trong quá trình quản lý.
4. Các quy định, nội quy kho lưu trữ hồ sơ cần biết
Quản lý tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ các quy định nội quy sau đây:
Đối với nhân sự làm việc
- Tác phong gọn gàng, đúng quy định và tuân thủ các nguyên tắc khác của đơn vị.
- Nhân viên trong kho tài liệu cần trung thực trong việc quản lý tài liệu, báo cáo.
- Làm việc chuyên nghiệp, có chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
Về công tác nhập liệu và quản lý hồ sơ tài liệu:
- Đảm bảo làm đúng quy định về các tiêu chí, tiêu chuẩn do đơn vị đề ra.
- Luôn kiểm tra tình trạng tài liệu trong kho để đảm bảo chúng luôn ở trạng thái tốt nhất và ngăn chặn kịp thời các nguy cơ như mối, mọt, thời tiết, …
- Việc nhập hoặc xuất kho tài liệu cần có giấy, biên bản ghi nhận theo quy định
- Ghi chép sổ sách chi tiết và đầy đủ để quản lý và báo cáo.
Về công tác an toàn kho lưu trữ tài liệu
- Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy
- Nghiêm cấm các hành vi như hút thuốc, sử dụng rượu bí, đồ ăn trong kho lưu trữ.
- Tài liệu sau khi sử dụng cần đặt lại đúng vị trí, khu vực ban đầu, không di dời tài liệu khi chưa có quyết định từ cấp trên.
- Kiểm tra an toàn kỹ lưỡng trước khi ra về.
Về công tác vệ sinh kho tài liệu lưu trữ
- Thực hiện nguyên tắc 5S tại kho lưu trữ: Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.
- Nghiêm cấm vấn đề ăn uống, tổ chức nhậu nhẹt trong khu vực kho lưu trữ tài liệu.
- Nhân viên kho cần tuân thủ vấn để giữ gìn vệ sinh chung, dọn dẹp thường xuyên kho lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp các khu vực đúng quy định.
5. Nên dùng kho lưu trữ tài liệu điện tử hay truyền thống?
Trung bình, mỗi doanh nghiệp sẽ cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm để lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của đơn vị. Thời hạn lưu trữ tài liệu ít nhất là 5 năm, có tài liệu lâu hơn thậm chí là vĩnh viễn. Với thời gian dài như thế sẽ gây ra nhiều rắc rối:
- Không gian văn phòng trở nên chật hẹp, bừa bộn và mất thẩm mỹ
- Chất lượng công việc giảm do môi trường hạn chế, không thoải mái
- Giữ vệ sinh và phải thường xuyên kiểm tra hao mòn/hư tổn
- Đối mặt với khả năng cao tài liệu bị ướt, phát sinh mối, côn trùng
- Mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và sắp xếp lại
Xét về bài toán lâu dài, doanh nghiệp nên đầu tư một kho lưu trữ tài liệu điện tử tách biệt với văn phòng. Giải pháp này sẽ đem lại những lợi ích tuyệt vời như:
- Giải phóng không gian làm việc
- Tài liệu được lưu trữ khoa học
- Tài liệu được lưu trữ bảo mật
- Môi trường lưu trữ phù hợp hơn
- Tiết kiệm chi phí xây dựng kho
Hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số. Những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đề nghị mua bán… đang dần chuyển sang dạng thức điện tử.
Những kho lưu trữ điện tử hay phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp hoàn thiện quy trình số, môi trường làm việc số của mình, bắt biệt khi chuyển đổi số là yêu cầu bắt buộc hiện nay.
Ta hình dung nếu một tổ chức với đầy đủ các công cụ số (từ quản lý công việc, quy trình tự động đến ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ chứa, kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ giấy.
Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không thống nhất, dễ thất lạc, đánh cắp, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra.
